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IT技術 (Technology)

P2P(Procure to Payment)とは?概要や流れをご紹介

投稿日:2022年5月28日 更新日:

 

<目次>

(1) P2P(Procure to Payment)とは?概要や流れをご紹介
 (1-1) 概要
 (1-2) 流れ
  ●①必要性チェック(Indentify Needs)
  ●②購買要求の申請(Create Purchase Requisition) Needs)
  ●③発注書の承認(Recive PO Approval)
  ●④発注書をサプライヤーへ送付(Purchase Order)
  ●⑤発送+商品&請求書の受取り(Shipping & Recive Invoice)
  ●⑥請求書の確認(Verify Invoice)
  ●⑦支払い(Payment)

(1) P2P(Procure to Payment)とは?概要や流れをご紹介

本記事ではP2Pという単語を初めて聞く方に向けて、おおまかなイメージを掴むための概要やP2Pの簡単な流れをご紹介します。

(1-1) 概要

P2Pは「Procure to Pay」の略で、組織において商品やサービスを購入する際の「購買要求~支払い」までの一連のプロセスを表しています(≒ Purchase to Payとも呼ばれます)。P2P領域の問題/課題として、デジタル化が遅れており、バックオフィス業務の中では非効率なプロセスが比較的に多いとされています(例:ドキュメントの消失や不備など)。

(1-2) 流れ

ここからは実際のP2Pの大まかな流れをご紹介します。
 
(図121)

●①必要性チェック(Indentify Needs)

組織が商品やサービスを調達・支払する前に、当然ながらまずは 「何が必要か?」「なぜ必要か?」を定め 、サプライヤー(提供者)はどこが良いか?などを決めるプロセスが必要です。

●②購買要求の申請(Create Purchase Requisition)

購買要求は、発注書を要求するために記入される文書で、調達プロセスの最初のステップになります。
 
ここで言う「購買要求の申請」は、購入に向けた 内部(社内)向けの購買要求のリクエスト で、「 経理の承認 」が必要です。
 
「購買要求の申請」承認されると、購入部門は外部向けの正式な購買要求リクエストのドキュメントであるPO(Purchase Order)を送る事ができます。

●③発注書の承認(Recive PO Approval)

ここが、最も時間が掛かりやすいプロセスになります(特に手作業のP2Pプロセスの場合)。
理由としては購入側と、サプライヤー側の双方で「購買要求(Purchase Order)」の承認が必要なためです。

●④発注書をサプライヤーへ送付(Purchase Order)

次に発注書の作成&サプライヤーへ送付します。

●⑤発送+商品&請求書の受取り(Shipping & Recive Invoice)

次にサプライヤーから「商品/サービス」が発送され、それを購入側が受け取ります。
続いて(あるいは同時に)サプライヤーから「請求書(Invoice)」が発送され、それを購入側が受け取ります。

●⑥請求書の確認(Verify Invoice)

商品を受領したら、受け取った請求書(Invoice)を経理部門で、「支払」のプロセスを開始します。

●⑦支払い(Payment)

購入側の経理部で、サプライヤーの請求書を組織の会計システム(例:SAPなど)に入力します。
ここも、手作業の場合は非常に時間の掛かる&ミスし易い部分です。
昔ながらのやり方の場合、請求書を1つ1つシステムに「手入力」して、それを承認してもらい、ようやく支払が実行される、といった流れです。
近年では様々なITサービスを組み合わせて、このプロセスは自動化が進んでいます。
 

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